Memilih akun individu atau korporat saat membeli e-Meterai ezSign perlu disesuaikan dengan kebutuhan penggunaan. Pilihan yang tepat membantu menghindari kuota yang tidak terpusat dan memudahkan pengelolaan serta pencatatan pemakaian.
Kebutuhan meterai elektronik sering muncul mendadak. Kontrak harus dikirim sore ini, sementara akun belum disiapkan sama sekali. Di titik itu banyak orang langsung memproses pembelian e-Meterai ezSign tanpa memikirkan jenis akunnya.
Keputusan terburu-buru itu biasanya baru terasa akibatnya beberapa minggu kemudian. Kuota tersimpan di akun pribadi seorang staf, padahal yang memakainya satu divisi. Ketika staf tersebut cuti atau pindah kerja, saldonya ikut tertahan di sana. Laporan pemakaian pun sulit disusun karena catatannya tidak terpusat.
Memilih jenis akun sejak awal mencegah persoalan semacam itu. Sebelum beli meterai elektronik, pastikan dulu siapa yang akan memakainya. Pertanyaan sederhana ini menentukan bentuk pengelolaan Anda selanjutnya.
Perbedaan yang Menentukan Sebelum Pembelian e-Meterai ezSign
Dua jenis akun ini bukan sekadar soal besar kecilnya kebutuhan. Perbedaannya menyentuh kepemilikan kuota, kewenangan pemakaian, dan cara pencatatannya. Sebagian tim baru menyadarinya setelah beli meterai elektronik dalam jumlah cukup besar.
● Kepemilikan: akun individu mengikat saldo pada satu orang, akun korporat pada perusahaan.
● Pemakaian: akun korporat memungkinkan banyak pengguna memakai satu kuota bersama.
● Pencatatan: riwayat pemakaian akun korporat tersaji dalam satu dasbor terpadu.
● Identitas dokumen: sertifikat akun korporat memuat nama perusahaan pada tanda tangannya.
Poin terakhir sering terlewat
Banyak yang mengira meterai saja sudah cukup membuat dokumen resmi. Padahal keabsahan dokumen tetap bertumpu pada tanda tangan dan sertifikat di baliknya. Bila dokumen mewakili perusahaan, identitas itu sebaiknya tercermin di sertifikatnya.
Kapan Akun Individu Sudah Memadai
Tidak semua kebutuhan menuntut akun perusahaan. Untuk pemakaian pribadi yang sesekali, akun individu justru lebih ringkas.
Contohnya perjanjian sewa rumah, surat pernyataan, atau kuitansi pribadi. Pemakainya satu orang, jumlahnya sedikit, dan tidak perlu dilaporkan ke siapa pun. Menambah lapisan persetujuan untuk kebutuhan seperti ini hanya memperlambat proses.
Pengelolaannya pun sederhana karena hanya melibatkan satu orang. Tidak ada admin yang perlu ditunjuk dan tidak ada peran yang harus diatur. Seluruh riwayat pemakaian cukup dipantau langsung dari aplikasi milik sendiri.
Pekerja lepas dan pelaku usaha perseorangan umumnya masuk kategori ini. Kuota ematerai yang dibeli cukup dipantau sendiri dari aplikasi. Bila suatu saat kebutuhannya bertambah, pindah ke akun perusahaan tetap memungkinkan.
Kapan Perusahaan Sebaiknya Memakai Akun Korporat
Begitu dokumen bertanda tangan atas nama jabatan, pertimbangannya berubah. Akun korporat menjadi pilihan yang lebih tepat, bahkan bila volumenya belum besar.
Alasan utamanya ada pada kendali
Akun perusahaan mengenal pembagian peran peninjau, penyetuju, dan penandatangan. Pembagian itu mencegah dokumen dimeteraikan pihak yang tidak berwenang. Riwayat aktivitasnya juga tersimpan sehingga memudahkan pemeriksaan di kemudian hari.
Pengisian saldonya dikelola admin korporat yang ditunjuk perusahaan. Prosesnya dapat dilakukan lewat pengisian langsung maupun melalui tim penjualan. Dengan begitu, kebutuhan tiap divisi tidak perlu diurus sendiri-sendiri.
Pertimbangan lain menyangkut kesinambungan. Perusahaan tetap memegang kendali meski ada pergantian staf di tengah jalan. Kuota dan riwayatnya tidak ikut berpindah bersama orangnya.
Langkah Praktis Sebelum Pembelian e-Meterai ezSign Dilakukan
Persiapannya singkat dan sebaiknya diselesaikan sebelum ada dokumen mendesak.
1. Tentukan siapa pemilik kuota, perorangan atau perusahaan.
2. Daftarkan akun sesuai jenis yang dipilih melalui portal resmi.
3. Lengkapi data identitas untuk keperluan penerbitan sertifikat elektronik.
4. Tunjuk admin yang mengatur pengisian saldo bila memakai akun korporat.
5. Perkirakan kebutuhan satu periode, lalu lakukan pengisian secukupnya.
6. Uji satu dokumen lebih dulu sebelum dipakai untuk kebutuhan penting.
Langkah keenam layak dijadikan kebiasaan. Uji coba pada satu dokumen membantu tim memahami urutan pembubuhan dengan benar. Kesalahan urutan antara meterai dan tanda tangan masih sering terjadi di awal pemakaian.
Undang-Undang Bea Meterai mengatur dokumen apa saja yang terutang bea. Memahaminya membantu Anda memperkirakan kebutuhan kuota secara lebih masuk akal.
Perkiraan itu tidak perlu rumit. Hitung saja jumlah kontrak dan surat pernyataan tahun lalu. Angka tersebut biasanya sudah cukup untuk menyusun rencana pengisian awal.
Menyesuaikan Jenis Akun dengan Cara Kerja Tim
Pilihan akun sebaiknya mengikuti pola kerja, bukan sekadar jumlah dokumen. Perorangan dengan kebutuhan sesekali cukup memakai akun individu. Perusahaan dengan banyak penandatangan lebih terbantu oleh kendali akun korporat.
ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan elektronik, ematerai, serta pencatatan aktivitas dokumen. Pengguna yang masih menimbang jenis akunnya dapat menjadikan pembagian di atas sebagai bahan diskusi awal.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah kuota di akun individu bisa dipindahkan ke akun perusahaan?
Ketentuannya mengikuti kebijakan penyelenggara, sehingga sebaiknya ditanyakan lebih dulu sebelum pengisian saldo dilakukan.
2. Apakah satu akun korporat bisa dipakai banyak karyawan sekaligus?
Bisa, karena akun perusahaan mengenal peran pengguna yang dapat diatur sesuai kewenangan masing-masing.
3. Apakah dokumen pribadi boleh diteken memakai akun korporat?
Sebaiknya tidak, sebab sertifikat korporat memuat nama perusahaan yang tidak relevan untuk urusan pribadi.
Press Release juga sudah tayang di VRITIMES